1. Asal mula Ilmu Kearsipan di Indonesia
Ilmu kearsipan di Indonesia dan dikenal secara intensif pada th 1958;
diawali dengan pembentukan Lembaga Administrasi Negara pada th 1957.
Salah satu tugas Lembaga Administrasi Negara ini adalah berkaitan
dengan kearsipan sehingga dibentuk Latihan Jabatan Kearsipan di Arsip
Nasional RI Kearsipan dikenal kembali.
Mempelajari sejarahnya, ilmu kearsipan sudah dikenal sejak zaman Belanda yaitu Archiefivesen atau Archief Wetenschap atau Archivologi,sekarang dikenal sebagai Ilmu Kearsipan. Meliputi:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroranagn dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bernegara”.
UU tersebut diharapkan dapat member kejelasan dan pengaturan kearsipan, antara lain: a) pengertian dan batasan penyelenggaraan kearsipan; b) asas, tujutan, dan ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan; c) system kearsipan nasional, system informasi kearsipan nasional;, dan jaringan informasi kearsipan nasional; d) penyelenggaraan kearsipan; e) pengelolaan kearsipan; f) autentikasi; g) pembinaan kearsipan; h) organisasi; i) pendanaan; j) sumber daya manusia; k) sarana dan prasarana; perlindungan dan penyelamatan arsip; m) sosialisasi; n) peran serta masyarakat dan organisasi profesi; o) sanksi administrative dan ketentuan pidana.
3. Pertimbangan filosofis Pembentukan UU Kearsipan:
Pertama, arsip merupakan memori kolektif dan dalam konteks nasional menjadi pusat ingatan bangsa arsip mampu menjadi kekuatan sentrifugal pemersatu bangsa dalam skala nasional arsip menjadi warna dan identitas nasional, dalam konteks budaya kehidupan masyarakat , maka arsip menjadi bagian dari warisan budaya bangsa.
Kedua, dalam rangka mewujudkan dan mempertahankan NKRI, arsip adalah bagian dari identitas bangsa yang berguna sebagai pemersatu bangsa, sehingga harus diselamatkan bukti penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, kenegaraan, kehidupan kebangsaan yang terekam sehingga perlu diselamatkan bermakna sebagai simpul pemersatu bangsa.
4. Pertimbangan sosiologis dan yuridis:
Implementasi UU No. 7 th 1971 tentang Ketentuan Kearsipan hanya memberikan tekanan pada penyelematan arsip statis. Ketentuan yang mewajibkan pengelolaan arsip dinamis sangat kurang.--> penyelamatan arsip hanya ditujukan untuk kepentingan pemerintah; kepentingan masyarakat umum kurang memperoleh perhatian. Paradigma baru dalam penyusunan peraturan harus berorientasi pada kemanfaatan masyarakat umum, selain kepentingan pemerintah.
Secara yuridis UU No 7 th 1971 tersebut sudah tidak memadai lagi dengan perkembangan system penyelenggaraan kearsipan dan system ketatanegaraan yang berkembang saat in, terutama dengan lahirnya UU No. 32 th 2004 tentang pemerintah daerah sebagai dasar dari desentralisasi penyelenggaraan pemerintahan.
Pendekatan Manajemen Kearsipan:
1. Model Daur Hidup Arsip (life cycle); Dalam pengelollan arsip, daur hidup mengandung makna adanya fitur-fitur yang berulang (recurring fitures) sepanjang generasi arsip yang dapat dideskripsikan dalam tahapan-tahapan tertentu. Pola-pola tersebut harus bersifat pengulangan dan dapat diterapkan pada setiap arsip. Konsep life cycle pada manajemen arsip mencakup proses-proses penciptaam , pemeliharaan dan penyusutan arsip. Termasuk penilaian, akuisisi, deskripsi, pemeliharaan dan akses ( pengelolaan arsip di lembaga kearsipan statis) arsip menjadi suatu seri berurutan mulai dari kelahiran sebagai arsip (tahap penciptaaan) diikuti tahap kehidupan aktifnya ( pemeliharaan dan penggunaan), fase penentuan nasib akhirnya (disimpan sebagai arsip statis, dimusnahkan, atau diserahkan kepada pihak lain) ditetapkan oleh Arsip Nasional dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, financial, historical, cultural, dll.
2. Model Pendekatan Record Continuum (pengelolaan arsip berkelanjutan); merupakan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) berbasis teknologi informasi dan komunikasi; dilaunching oleh ANRI tgl. 12 April 2004.
Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat empat dimensi kegiatan pengelolaan yaitu: 1) pendokumentasian tindakan yang akuntabel (document creation); 2) penentuan dokumen menjadi arsip (capture),; 3) pengelolaan arsip lembaga (organize); pelestarian memori kolektif (pluralise). Keempat dimensi tersebut saling berkaitan membentuk suatu proses yang continuum dimana fungsi pengelola arsip dinamis (records manager) dan penglolan arsip statis (archivists) terlibat di dalamnya.
Fokus model record continuum adalah adanya proses kesinambungan dalam mengatur arsip, sehingga arsiparis harus teliti dan cermat dalam membaca isinya, sejak awal.
 |
| KONFERENSI TAHUN 1949 |
Mempelajari sejarahnya, ilmu kearsipan sudah dikenal sejak zaman Belanda yaitu Archiefivesen atau Archief Wetenschap atau Archivologi,sekarang dikenal sebagai Ilmu Kearsipan. Meliputi:
- Pengertian kearsipan sebagai suatu disiplin ilmu yang mandiri
- Ilmu kearsipan sebagai bagian dari ilmu dokumentasi (mencakup ilmu perpustakaan, ilmu kearsipan, museologi.
- Pembinaan pegawai kearsipan termasuk semua mutasi kepegawaian merupakan hal yang sangat primer/penting.
- Administrasi/tata usaha kearsipan.
- Teknis pengelolaan kearsipan (gedung, tempat penyelamatan arsip, penyusutan, dll).
- Penyajian dan penelitian serta teknis persamaan (original, copy atau otentik).
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroranagn dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bernegara”.
UU tersebut diharapkan dapat member kejelasan dan pengaturan kearsipan, antara lain: a) pengertian dan batasan penyelenggaraan kearsipan; b) asas, tujutan, dan ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan; c) system kearsipan nasional, system informasi kearsipan nasional;, dan jaringan informasi kearsipan nasional; d) penyelenggaraan kearsipan; e) pengelolaan kearsipan; f) autentikasi; g) pembinaan kearsipan; h) organisasi; i) pendanaan; j) sumber daya manusia; k) sarana dan prasarana; perlindungan dan penyelamatan arsip; m) sosialisasi; n) peran serta masyarakat dan organisasi profesi; o) sanksi administrative dan ketentuan pidana.
3. Pertimbangan filosofis Pembentukan UU Kearsipan:
Pertama, arsip merupakan memori kolektif dan dalam konteks nasional menjadi pusat ingatan bangsa arsip mampu menjadi kekuatan sentrifugal pemersatu bangsa dalam skala nasional arsip menjadi warna dan identitas nasional, dalam konteks budaya kehidupan masyarakat , maka arsip menjadi bagian dari warisan budaya bangsa.
Kedua, dalam rangka mewujudkan dan mempertahankan NKRI, arsip adalah bagian dari identitas bangsa yang berguna sebagai pemersatu bangsa, sehingga harus diselamatkan bukti penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, kenegaraan, kehidupan kebangsaan yang terekam sehingga perlu diselamatkan bermakna sebagai simpul pemersatu bangsa.
4. Pertimbangan sosiologis dan yuridis:
Implementasi UU No. 7 th 1971 tentang Ketentuan Kearsipan hanya memberikan tekanan pada penyelematan arsip statis. Ketentuan yang mewajibkan pengelolaan arsip dinamis sangat kurang.--> penyelamatan arsip hanya ditujukan untuk kepentingan pemerintah; kepentingan masyarakat umum kurang memperoleh perhatian. Paradigma baru dalam penyusunan peraturan harus berorientasi pada kemanfaatan masyarakat umum, selain kepentingan pemerintah.
Secara yuridis UU No 7 th 1971 tersebut sudah tidak memadai lagi dengan perkembangan system penyelenggaraan kearsipan dan system ketatanegaraan yang berkembang saat in, terutama dengan lahirnya UU No. 32 th 2004 tentang pemerintah daerah sebagai dasar dari desentralisasi penyelenggaraan pemerintahan.
Pendekatan Manajemen Kearsipan:
1. Model Daur Hidup Arsip (life cycle); Dalam pengelollan arsip, daur hidup mengandung makna adanya fitur-fitur yang berulang (recurring fitures) sepanjang generasi arsip yang dapat dideskripsikan dalam tahapan-tahapan tertentu. Pola-pola tersebut harus bersifat pengulangan dan dapat diterapkan pada setiap arsip. Konsep life cycle pada manajemen arsip mencakup proses-proses penciptaam , pemeliharaan dan penyusutan arsip. Termasuk penilaian, akuisisi, deskripsi, pemeliharaan dan akses ( pengelolaan arsip di lembaga kearsipan statis) arsip menjadi suatu seri berurutan mulai dari kelahiran sebagai arsip (tahap penciptaaan) diikuti tahap kehidupan aktifnya ( pemeliharaan dan penggunaan), fase penentuan nasib akhirnya (disimpan sebagai arsip statis, dimusnahkan, atau diserahkan kepada pihak lain) ditetapkan oleh Arsip Nasional dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, financial, historical, cultural, dll.
2. Model Pendekatan Record Continuum (pengelolaan arsip berkelanjutan); merupakan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) berbasis teknologi informasi dan komunikasi; dilaunching oleh ANRI tgl. 12 April 2004.
Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat empat dimensi kegiatan pengelolaan yaitu: 1) pendokumentasian tindakan yang akuntabel (document creation); 2) penentuan dokumen menjadi arsip (capture),; 3) pengelolaan arsip lembaga (organize); pelestarian memori kolektif (pluralise). Keempat dimensi tersebut saling berkaitan membentuk suatu proses yang continuum dimana fungsi pengelola arsip dinamis (records manager) dan penglolan arsip statis (archivists) terlibat di dalamnya.
Fokus model record continuum adalah adanya proses kesinambungan dalam mengatur arsip, sehingga arsiparis harus teliti dan cermat dalam membaca isinya, sejak awal.
0 komentar