Arsip dinamis & Arsip statis

Kearsipan  merupakan  bagian  dari    kegiatan  administrasi.    Arsip  sebagai  pusat  informasi  menjadi tulang punggung organisasi untuk mencapai tujuan. Keberadaan arsip memberikan manfaat, bukan hanya bagi organisasi, tetapi juga bagi lingkungan di sekitarnya. Istilah dan pengertian arsip mengandung makna sebagai berikut:
1.Hasil akumulasi alami organisasi
2.Berbasiskan administrasi
3.Rekod inaktif
4.Sifat organiknya, atau hubungan antara rekod dan arsip

Dalam UU No. 43 Tahun 1999 Tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. 

Arsip  dinamis  adalah  arsip  yang  digunakan  secara  langsung  dalam  kegiatan pencipta  arsip  dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah  habis  retensinya,  dan  berketerangan  dipermanenkan  yang  telah  diverifikasi  baik  secara langsung  maupun  tidak  langsung  oleh  Arsip  Nasional Republik  Indonesia  dan/atau  lembaga kearsipan.

Untuk  mengelola  arsip  diperlukan  pengetahuan  tentang  karakteristik  dan  sifat-sifat  arsip  yang memberikan  prinsip-prinsip  arsip.  Berdasarkan  sifat-sifat  arsip  ada  dua  prinsip  yang  harus diperhatikan, yaitu:
1.Prinsip asal-usul, yaitu dari mana arsip tersebut diciptakan oleh sebuah entitas. 

2.Prinsip aturan asli, yaitu susunan atau urutan pada waktu arsip tersebut diciptakan. 

Karakteristik lainnya adalah sifat ofisial dan uniknya. Ofisial mengandung arti arsip sebagai akibat tertentu. Unik  mengandung  arti  tidak  dapat  digantikan,  sekalipun  ada  gantinya  tetapi  konteks kegiatannya berbeda