Penataan dan deskripsi arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan rekod di instansi publik maupun swasta. Penataan arsip adalah cara atau metode dalam menata, mengatur, dan menyimpan dokumen di dalam berkas dalam susunanyang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indeks, dan tunjuk silang. Dengan adanya penataan maka pengguna akan dimudahkan dalam menemukan informasi yang dicarinya dengan cepat, dan akurat.
Kegiatan penataan arsip, khususnya arsip fisik, meliputi:
1)Kegiatan persiapan. Kegiatannya adalah survei arsipyang akan diinventarisasi. Survei ini bertujuan untuk lebih lanjut rencana pengiventarisasiannya yang meliputi waktu, biaya, dan tenaga pelaksananya.
2)Sarana dan prasarana, yaitu perlengkapan untuk melakukan pengelolaan arsip di unit kearsipan. Seperti, boks arsip, rak, serta alat tulis kantor.
3)Pemilahan arsip, yaitu kegiatan untuk memisahkan antar arsip dengan non arsip atau memilah arsip-arsip yang sudah diberkas dengan yang belum.
4)Pendeskripsian arsip, berkaitan dengan kontrol kualitas atas koleksi arsip melalui penyediaan alat bantu temu kembali.
Dengan demikian, pendeskripsian arsip merupakan bagian dari penataan. Menurut ISAD/G deskripsi arsip adalah penyusunan susut gambaran yang akurat dari susut unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta segenap komponenannya.
Deskripsi arsip menunjuk pada kegiatan untuk memberikan akses informasi mengenai:
1)asal-usul arsip
2)struktur sistem pemberkasan
3)bentuk dan isi
4)hubungan antara arsip satu dengan lainnya
5)akses untuk temu kembali arsip.
Penataan dan deskripsi arsip bertujuan untuk menuntun pengguna dalam menemukan berkas yang akan dicarinya serta menyediakan akses untuk temu kembali arsip
Kegiatan penataan arsip, khususnya arsip fisik, meliputi:
1)Kegiatan persiapan. Kegiatannya adalah survei arsipyang akan diinventarisasi. Survei ini bertujuan untuk lebih lanjut rencana pengiventarisasiannya yang meliputi waktu, biaya, dan tenaga pelaksananya.
2)Sarana dan prasarana, yaitu perlengkapan untuk melakukan pengelolaan arsip di unit kearsipan. Seperti, boks arsip, rak, serta alat tulis kantor.
3)Pemilahan arsip, yaitu kegiatan untuk memisahkan antar arsip dengan non arsip atau memilah arsip-arsip yang sudah diberkas dengan yang belum.
4)Pendeskripsian arsip, berkaitan dengan kontrol kualitas atas koleksi arsip melalui penyediaan alat bantu temu kembali.
Dengan demikian, pendeskripsian arsip merupakan bagian dari penataan. Menurut ISAD/G deskripsi arsip adalah penyusunan susut gambaran yang akurat dari susut unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta segenap komponenannya.
Deskripsi arsip menunjuk pada kegiatan untuk memberikan akses informasi mengenai:
1)asal-usul arsip
2)struktur sistem pemberkasan
3)bentuk dan isi
4)hubungan antara arsip satu dengan lainnya
5)akses untuk temu kembali arsip.
Penataan dan deskripsi arsip bertujuan untuk menuntun pengguna dalam menemukan berkas yang akan dicarinya serta menyediakan akses untuk temu kembali arsip
0 komentar