SISTEM TEMU KEMBALI ARSIP

Kegiatan temu kembali arsip, termasuk dalam daur hidup arsip (life cycle of record) yang merupakan bagian  dari  manajemen  arsip  dinamis. Bagaimanapun juga,  arsip  akan  berfungsi  bagi  kita  apabila dapat  ditemukan  kembali.  Hal  ini  dikarenakan  arsip digunakan  sebagai  bahan  pertanggungjawaban dari  yang  menciptakan  arsip    atau  disebut  dengan  akuntabilitas  publik.  Selain  itu  juga  digunakan sebagai  bahan  penelitian,  bilamana  arsip  tersebut  sudah  menjadi  arsip  statis  dan  bersifat  terbuka. Karena itu, setiap arsip yang tercipta dalam organisasi perlu dibuat sarana temu balik informasi yang dapat digunakan oleh pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. 

Alat  bantu  balik  informasi,  baik  untuk  arsip  dinamis  (arsip  aktif  dan  inaktif)  maupun  arsip  satatis, diperlukan  suatu  alat  untuk  menunjukkan  di  mana  arsip-arsip  tersebut  disimpan.  Alat    bantu  arsip dapat  berupa  kode,  indeks,  tunjuk  silang,  klasifikasi,  dan  lain-lain.  Di  samping  itu  terdapat  juga sarana penunjang, yaitu folder, fillling cabinet, sekat atau guide, dan lain-lain. 

Dalam sistem temu balik ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan, yaitu adanya:
1)kebutuhan informasi atau pengguna; 
2)arsip atau informasi yang tersedia; 
3)kata indeks yang berasal dari pengguna atau arsip itu sendiri; 
4)mediatory atau intermediatory,   yaitu   mekanisme   kerja   penelusuran   dalam   penemuan informasi.

Komponen-komponen  di  atas  perlu  diperhatikan  oleh  organisasi  yang  bermaksud  untuk  membuat atau  memberikan  alat  bantu  pada  arsip  yang  dihasilkannya.  Selain  itu,  ada  beberapa faktor yang perlu diperhatikan oleh setiap organisasi dalam proses temu balik arsip, yaitu:
1)Kriteria masalah kecepatan, kelengkapan, efisiensi, dan ketepatan; dan
2)Prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan temu balik arsip.