sistem tata Naskah adalah sistem pengolahan surat dengan menggunakan
berbagai sarana pendukung, seperti map takah, buku takah, buku indeks,
persoalan, lembar catatan, buku harian takah, kartu pemeriksaan
peredarantata naskah, buku ekspedisi, buku registrasi surat
masuk/keluar, buku daftar pembukaan takah, sampul rahasia. Sarana
tersebut masing-masing mempunyai fungsi tersendiri yang mendukung sistem
Tata Naskah khususnya dalam pelaksanaan pengurusan surat, mulai dari
penerimaan sampai penyimpanan.
a. Map Tata Naskah; Dipakai untuk membersihkan dan
memberkaskan suatu persoalan tertentu. Map takah memiliki 2 (dua)
penjepit, bagian kanan untuk menjepit takah, bagian kiri untuk lembar
catatan.
b. Buku Indeks Persoalan; Buku klasifikasi surat yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi organisasi.
c. Buku Tata Naskah; tempat pencatatan penulisan dinas yang sedang diproses.
d. Lembar Catatan; Sarana untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapan/saran dari staf, pencatat penyelesaian suatu tulisan dinas.
e. Buku Harian Takah; Digunakan untuk membuat
catatan harian atas semua takah yang dibuka, diedarkandan dikendalikan
oleh sekretaris/Tatausaha/Pembuka takah serta tanggal pengembaliannya.
f. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah; Digunakan untuk mencatat dan mengendalikan surat.
g. Buku Ekspedisi; Sarana untuk mengirim takah
h. Buku Daftar Pembukaan; Digunakan untuk mencatat pembukaan setiap harinya.
i. Sampul Takah Rahasia; Digunakan untuk mengirim
tata naskah rahasia, dan sampul takah rahasia ini dimasukkan lagi ke
dalam satu map lainnya sehingga ciri-ciri rahasianya tidak terlihat
lagi.
0 komentar